CREATIVIDAD NUPCIAL
Wedding Planner

TIPS para elaborar la lista de invitados de tu boda




La lista de invitados es uno de los primeros pasos a realizar al iniciar los preparativos de la boda. El número de invitados de la boda será la pauta para determinar la capacidad del lugar donde se realizará la fiesta, la iglesia y los servicios que tu evento necesita.

Una lista de invitados eficiente podrá ser una herramienta muy útil durante todo el proceso de la boda; te servirá no solo para saber a cuántas personas entregarás invitación, también será de utilidad para personalizar invitaciones, realizar confirmaciones, asignar mesas en el evento hasta mandar agradecimientos de asistencia a la boda y envío de regalos.

Si te acaban de dar el anillo pon manos a la obra para elaborar una lista de invitados efectiva y de gran utilidad.


1.- ¿Boda intima o boda grande?


Sin duda, deberás hablar con tu novio y ponerse de acuerdo en lo que esperan de su boda. El presupuesto y las características del evento van a influir de manera importante en el número de invitados de la boda. ¿Quieren una boda grande, con una pista de baile llena de invitados y gran ambiente?, ¿o prefieren algo romántico donde puedan compartir con su gente más cercana ese día inolvidable?


2.- Las 4 listas


En la planeación de una boda es conveniente que se realicen 4 listas de invitados: la de la novia, la del novio, la de los papás de la novia y la de los papás del novio.

Trabajar las 4 listas con un mismo formato les ayudará a llevar el control de la entrega de invitaciones, confirmaciones y cancelaciones, y de esta forma cada quien se hará responsable de su lista. En el mismo formato podrás ir quitando o agregando columnas según necesites.

Una lista de invitados efectiva deberá contener la siguiente información:






NOMBRE COMLPETO # DE BOLETOS GRUPOTELÉFONOSDIRECCIÓNINVITACIÓN ENTREGADACONFIRMACIÓN



3.- Invitados que no pueden faltar


La lista deberás iniciarla con la gente más importante para ustedes. Puedes empezar con la familia directa, amigos cercanos y todos aquellos que te imaginas acompañándote en el momento en el que digas ¡Si acepto! Este primer grupo de invitados deberá ser la gente que consideres que tiene una presencia importante en tu boda.


4.- Compromisos


Posiblemente tendrás algunas personas a las que deberás enviar invitación por simple cortesía como tu jefe del trabajo o tus vecinos de toda la vida. Piensa en todos los que deberán recibir una invitación de tu parte por cortesía.


5.- ¿Niños?


Los niños es un tema importante a discutir si la familia está llena de sobrinos y la mayoría de sus amigos ya tienen hijos. Es un hecho que hoy en día son pocas las bodas donde a los niños se les considera como invitados.

Si tu boda es de día y se realiza en la misma ciudad donde viven será difícil no considerar a los niños, y es mejor que te hagas a la idea de que alguno que otro invitado llevará a sus hijos.

Las bodas de noche y hoy en día las bodas destino hacen que se justifique más el tema de NO NIÑOS y que los invitados preparen y organicen sus agendas para dejar a los niños en casa.

De cualquier forma, el mejor consejo que puedo darte es que te prepares mentalmente para disfrutar tu gran día, aun si algún invitado decide llevar a sus hijos cuando previamente avisaste que era un evento SIN NIÑOS.


6.- Solteros


En los últimos años se ha hecho común la práctica de entregar invitaciones con un solo boleto para los invitados que no tienen una relación formal de pareja. Aunque sea común no quiere decir que sea lo correcto. Si ese invitado pertenece a la lista de personas que no pueden faltar (TIP #3) será mejor preguntarle si se sentirá cómodo asistiendo a tu boda solo y que la decisión de ir solo o acompañado sea de tu invitado. Si realmente es un invitado que no te imaginas ausente el día de tu boda y te gustaría que disfrute el evento seguramente le otorgarás un boleto para un acompañante con mucho gusto.

Los invitados de compromiso (TIP #4), definitivamente deberán tener boleto para un acompañante en caso de que sean solteros. Si haz decidido tener la cortesía de invitarlos será mejor que le extiendas una invitación doble para cumplir de manera correcta con el compromiso.


7.- ¿Cómo dividir la cantidad de invitados?


Tradicionalmente se deberán dividir los invitados entre las dos familias, sin embargo esto es un tema flexible y podrá convenirse de mutuo acuerdo desde el inicio de los preparativos.


8.- Lista para Rotulación de Invitaciones


La primera entrega de la lista de invitados será para la rotulación de invitaciones.

Podrás usar el mismo Excel de tu lista general, pero poniendo los títulos correspondientes como querrás que aparezcan en los sobres (Sr; Don; Arq; Dr.)

Ten en cuenta que el responsable de la rotulación se encargará de rotular tal como aparece en tu listado, por lo que deberás poner atención en acentos, mayúsculas, grados o títulos como deberán aparecer.

Para no perder el control en la entrega de invitaciones puedes entregar al rotulador las 4 listas por separado para que te entregue los sobres rotulados por cada grupo de lista; de esta forma será más fácil llevar el control de la entrega de invitaciones por cada responsable o dueño de su lista.

Procura que el Excel que entregues al rotulador y a la imprenta tenga únicamente la información que necesita:






NOMBRE DEL INVITADO COMO SE ROTULARA #DE BOLETOS A INCLUIR EN INVITACIÓN
Dr. Ernesto Morales y Familia4




9.- Confirmaciones y Cancelaciones


La tarea de las confirmaciones siempre será más efectiva si la dejas en manos de un profesional que además de confirmar asistencias a la boda pueda proporcionar al invitado la información que necesite sobre sugerencias de hospedaje, horarios del evento, actividades previas, servicios de transporte en el destino de la boda entre otras cosas.

Ten en cuenta que si la mamá de la novia o alguien de la familia de los novios habla a los invitados para confirmar asistencia el número de confirmaciones puede resultar distante de la realidad, ya que por lo general en nuestra cultura resulta penoso cancelar una invitación y más aún cuando la persona que confirma es un familiar directo de los novios.

Las cancelaciones para una boda en la misma ciudad donde viven los novios y su familia puede oscilar entre el 20 y el 30% de los invitados a la boda, este porcentaje aumenta en caso de contar con un gran número de invitados de compromiso (TIP #4).


10.- Lista de Registro de invitados


El registro de invitados es fundamental para tener una buena logística en el acomodo de mesas el día del evento. La lista de registro de invitados deberá ser un concentrado únicamente de invitados confirmados de las 4 listas presentados en una Lista Maestra.

Una buena lista de asignación de mesas deberá contener la siguiente información:






NOMBRE DEL INVITADO #DE BOLETOS #MESA GRUPO
GONZALEZ SILVA DARIO46AMIGOS NOVIA



NOMBRE DEL INVITADO:

Asegúrate de enlistarlo por apellido paterno, será más rápido ubicarlos a la hora del registro. Evita en todo momento poner diminutivos o apodos en la lista final.


# De Boletos:

Cuantos boletos personales recibió el invitado en su invitación, ese será el número total de lugares asignados para ese invitado.


# Mesa:

El número de mesa que corresponda al invitado y sus acompañantes.


Grupo:

En caso de que su registro contenga algún error será fácil saber dónde ubicarlo por el grupo al que pertenece. Tu planner y su equipo de trabajo deberán tener absoluto conocimiento de los grupos de invitados de cada mesa. En caso de que exista la necesidad de reubicar a cualquier invitado.


Disfruta la planeación de tu boda, disfruta los preparativos, y vive al máximo tu gran día!




Vanessa Diéguez
Professional Wedding Planner ABC
Certified Wedding Specialist – QRO / SECTUR