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Wedding Planner

10 puntos para elegir el lugar de tu boda


¡10 puntos a evaluar para elegir el lugar de tu boda!



Probablemente hayas empezado a buscar el lugar perfecto para realizar tu boda, y entre miles de opciones de jardines, salones, haciendas, casonas no puedas ver más allá de los “increíbles espacios”, “la arquitectura mágica” y lo “precioso del lugar”.
Si estás organizando una boda por tu cuenta sin ninguna experiencia previa en renta de locaciones, valdrá la pena que te tomes el tiempo de evaluar algunos aspectos que un Wedding Planner Profesional siempre supervisará del lugar donde se realizará la boda para determinar un plan de la logística que provoque una operación efectiva del evento y así evitar sorpresas que pueden terminar en cargos adicionales de efectivo o modificaciones del plan original.


1.- Horas efectivas de uso de recinto


Los lugares que están adaptados para realizar eventos y operan formalmente, por lo general cuentan con un reglamento para proveedores con el fin de cuidar el recinto y al mismo tiempo hacer responsables a las empresas que participarán en la boda por el uso adecuado de sus instalaciones, respetar horarios de montaje y desmontaje, seguir las medidas de seguridad así como lineamientos de normas y conductas.
La importancia de estos reglamentos para proveedores que participarán en la boda, no va más allá de proteger al cliente final, en este caso, Los Novios, que finalmente son los que decidieron realizar su evento en determinado lugar y esperan tener una experiencia inolvidable, sin ningún tipo de imprevisto ni sorpresas posteriores a la boda.


2.- Reglamento para proveedores


Los lugares que están adaptados para realizar eventos y operan formalmente, por lo general cuentan con un reglamento para proveedores con el fin de cuidar el recinto y al mismo tiempo hacer responsables a las empresas que participarán en la boda por el uso adecuado de sus instalaciones, respetar horarios de montaje y desmontaje, seguir las medidas de seguridad así como lineamientos de normas y conductas.
La importancia de estos reglamentos para proveedores que participarán en la boda, no va más allá de proteger al cliente final, en este caso, Los Novios, que finalmente son los que decidieron realizar su evento en determinado lugar y esperan tener una experiencia inolvidable, sin ningún tipo de imprevisto ni sorpresas posteriores a la boda.
Tener conocimiento acerca de ¿Qué se puede hacer? ¿Cómo se debe hacer? Y ¿Qué no se puede hacer?, puedo definirlo como un boleto de tranquilidad para tu boda, de otra forma es imposible pretender que los proveedores cumplan reglas o normas desconocidas.
Ten en cuenta que el responsable por todo lo que suceda en el evento es la persona que firma el contrato del recinto, no el proveedor que entró, cometió alguna falta por desconocimiento o con conocimiento de causa y que finalmente se fue al terminar su servicio.


3.- Costo para días adicionales de montaje


¿Pequeña, mediana o Gran producción?

La respuesta a esta pregunta tiene que ver con el tiempo que se destinará para el montaje del evento, cuantas horas, días o semanas previas a la boda se requiere de acceso al recinto para trabajar en la producción de la boda.
Por supuesto que el número de horas para montaje varía en cada proyecto de boda, y cada locación sigue políticas muy particulares que deberás conocer en caso de que tengas algo más que centros de mesa en la decoración y ambientación de tu boda.


4.- Contratación de proveedores exclusivos


Algunos lugares para eventos tendrán políticas para contratación de servicios exclusivamente con determinados proveedores, como pueden ser carpas, banquete, entre otros.
Conocer previamente el servicio y reputación de los proveedores exclusivos de la locación, los cuales deberás contratar para realizar tu boda en ese recinto, podrá ser un punto determinante para decidir la contratación del lugar para tu boda.


5.- Baños de servicio


¡El punto ciego de las novias!
Hay algo cierto, Ni las novias que organizan una boda por su cuenta ponen atención en este detalle, Ni tampoco las novias que tienen un Wedding Planner!
La diferencia está en que la novia con un Planner siempre tendrá al Planner que averiguará este detalle por ella.
Para conocer la magnitud de este pequeño detalle imagina todo el personal de una boda que permanece en servicio 6,8,10 y hasta 12 horas: meseros, personal de carpas, músicos, técnicos de audio e iluminación, valet parking, personal de pirotecnia, cabina de fotos, chofer del auto de novios, entre otros. Ahora la pregunta es… ¿Qué baño usará todo este personal?


6.- Accesos para proveedores (áreas de carga y descarga)


Si el recinto que elegiste para tu boda solamente cuenta con un acceso único para invitados y proveedores, habrá que poner manos a la obra para perfeccionar la logística; pero sobre todo deberás estar consciente de que las maniobras de entrada y salida del personal y equipo de tu boda serán todo menos invisibles.
Tener áreas asignadas para carga y descarga de equipo y acceso de personal le darán una limpieza visual casi garantizada a tu evento.


7.- Instalaciones y uso de cocina


Más allá del espacio asignado para el proveedor de banquete hay que conocer las normas de uso de agua potable, reguardo de equipo antes del evento, conexiones eléctricas y de gas, así como el manejo de desperdicios orgánicos y basura generada en la boda.
La mayoría de los proveedores que participan en el evento deberán tener un espacio para comer y este espacio generalmente se ubica dentro de la cocina, lejos del área de montaje de la boda. Estas áreas asignadas para que los proveedores puedan comer y tomar un descanso son evaluadas por un Wedding Planner durante la visita de inspección al recinto de la boda.


8.- Estacionamiento para proveedores


Seguramente estás preocupada por el área de estacionamiento para tus invitados y no puedes pensar más allá de la comodidad de la familia y amigos que asistirán a tu boda. Un Wedding Planner Profesional además de evaluar las áreas de estacionamiento para los invitados de tu boda también pensará en los camiones del grupo musical, el banquetero, el decorador, el iluminador entre muchos otros vehículos que permanecerán estacionados mientras transcurre la boda.
El proporcionar a los proveedores un estacionamiento exclusivo para sus vehículos de carga, ayudará a darle limpieza visual a las áreas donde tendrán acceso directo los invitados de tu boda.


9.- Bodega de uso para el evento


Vinos y licores, artículos de animación del grupo musical, pantuflas, recuerdos, abanicos, termos, entre miles de accesorios adicionales para tu boda deberán resguardarse en algún lugar antes y durante la boda.
Si el lugar te ofrece alguna bodega o salón cerrado con acceso exclusivo para ti, tendrás la ventaja de poder llevar el material días antes del evento y durante la boda podrán irlo sacando conforme se vaya ocupando.


10.- Seguridad


Siempre será importante conocer qué tipo de medidas de seguridad ofrece la locación donde se realizará tu boda y si en sus costos de renta de espacio incluye personal especializado de seguridad.
El objetivo de evaluar este tema es proteger la seguridad de tus invitados y la exclusividad de tu boda sobre situaciones externas al evento y sobre situaciones inesperadas que cualquier evento masivo puede generar entre los mismos asistentes.
La mayoría de los recintos que operan eventos y bodas con formalidad suelen incluir personal de seguridad dentro de los servicios que abarca el costo de renta del espacio.
Estos son algunos de los aspectos que un profesional evalúa en la locación de la boda con la finalidad es garantizar que el evento se desenvuelva con éxito, poniendo atención y generando planes de acción para las áreas de oportunidad que se detecten previamente en el recinto.
Recuerda que tu boda es un evento único e irrepetible, vale la pena dejarla en manos de un experto!


Vanessa Diéguez
Professional Wedding Planner ABC
Certified Wedding Specialist – QRO

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